Genom att surfa vidare samtycker du till att Frälsningsarmén lagrar kakor på din dator. Läs mer om cookies här

Jag accepterar cookies

Upphandlingar placerar oss på en större arena

Frälsningsarmén har en bred erfarenhet inom det sociala arbetet bland utsatta människor. Man är en tongivande aktör med högt anseende ute i kommunerna. Ett tiotal av de sociala institutionerna bedrivs till stor del genom upphandlade ramavtal eller entreprenadavtal.

Bild 1: Johan Lahne som är Fräls­ningsarméns områdeschef ekonomi och offentlig upphandling inom sociala in­stitutioner. Bild 2: Bilderna är från Frälsningsarméns stödboende Locus, en av Frälsningsarméns verksamheter som har varit föremål för upphandling.

Frälsningsarmén i Sverige bedriver ett stort socialt arbete utifrån 63 verk­samheter. HVB-hem (hem för vård och boende), stödboende för ensamkom­mande, härbärgen, skyddat boende för kvinnor och sociala center är något av ex­emplen. Under 2017 tävlade Frälsnings­armén framgångsrikt mot andra i kam­pen om att vinna upphandlingarna och få fortsätta sina verksamheter. Idag har man avtal med 198 kommuner, landsting samt en statlig myndighet. Sett till an­talet avtal, vårddygn och omsättning är man en av de största idéburna aktörerna inom välfärdstjänster i Sverige.

Sakliga och affärsmässiga grunder

Offentlig upphandling är en process för inköp av varor och tjänster som görs av aktörer inom den offentliga sektorn och som regleras av speciella lagar och regler. Syftet är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Regelverket för offentlig upphandling är likadant i hela EU/EES och bygger på EG-direktiv.

— Myndigheterna ska enligt EU-reg­lerna vara sakliga och välja leverantör på så affärsmässig grund och med hänsyn en­bart till den som erbjuder den bästa varan, tjänsten eller entreprenaden. Det får inte finnas annan hänsyn, som lojalitet mot det egna landets leverantörer eller mot ti­digare leverantörer, säger Johan Svedberg, upphandlings- och affärsjurist på Proc­bid. Han har lång erfarenhet av offentliga upphandlingar och har sedan ett par år tillbaka anlitats av Frälsningsarmén inför och under upphandlingsprocesser.

I vissa upphandlingar är det en kom­mun eller ett landsting som upphandlar ett ramavtal eller utförande av entrepre­nad. I andra upphandlingar kan hund­ratalet kommuner gå samman och upp­handlar ett stort gemensamt ramavtal.

”Upphandling legitimerar det vi gör”

Historiskt sett har vårt land haft oli­ka fokus på lagar som reglerar offentlig upphandling.  Tidigare fick en aktör som kom med ett bra pris godkänt att medverka även om alla kriterier inte uppfylldes.

Johan Lahne, Frälsningsarmén— Då fanns risk för godtycklighet el­ler vänskapskorruption. År 2007 satte man upp mer tydliga spelregler där lika­ behandlingen av alla parter lyftes fram. Dessutom syns en tydlig trend att man går från verksamhetsbidrag till upp­handling, som till exempel när det gällde Frälsningsarméns härbärge och stödbo­ende Gnistan i Örebro. Upphandling i sig är inget självändamål men ger möjlig­het att bedriva ett professionellt socialt arbete, säger Johan Lahne som är Fräls­ningsarméns områdeschef ekonomi och offentlig upphandling inom sociala in­stitutioner.

I Sverige har man i snitt 4,7 anbud per upphandling. I de upphandlingar Fräls­ningsarmén deltagit i finns allt mellan två till 198 anbudsgivare. Kvalitetsfakto­rer är klart mer avgörande än priset, men­ar Johan Lahne och påpekar att man i 63 procent av alla upphandlingar i Sverige väger samman pris och kvalitet. Enbart Frälsningsarméns sociala institutioner har runt 400 vårdplatser i landet, och drygt 230 anställda.

— Upphandling är ett av flera sätt att finansiera våra insatser och legitime­ra det vi gör. Konkurrensen är tuff och kräver hårt och målmedvetet arbete av oss, men kvaliteten i våra verksamheter står sig väl i jämförelse med även stora aktörer med större resurser. Och vinner vi fler avtal kan vi hjälpa så många fler behövande, säger Johan Lahne.

Hur upphandlingen går till

I det förberedande skedet på­börjar en kommun eller annan upp­handlande myndighet arbetet med att ta fram en upphandling 9-18 månader före planerad avtalsstart. Kommunens behov, samt dialog med leverantörer, är avgörande för att forma en relevant och korrekt upphandling.

— Utan en bra dialog riskerar leverantö­ren obehagliga överraskningar som exem­pelvis orimliga krav på formell kompetens eller en renodlad ”lägsta-pris”-upphand­ling, säger Johan Lahne.

Kommunen å sin sida riskerar att stänga ute leverantörer eller minska in­tresset att delta genom felaktigt ställda krav. Med en god dialog kan vi skapa rätt förutsättningar som gynnar våra klienter och kommunen samt ökar våra chanser att utveckla våra verksamheter. När upp­handlingen annonserats startar anbuds­tiden på max 35 dagar. Under denna tid arbetar Frälsningsarmén intensivt i team om 2-7 personer med att skapa ett kon­kurrenskraftigt anbud. Denna följs av en cirka 45-120 dagar lång prövning, kvalifi­cering och utvärdering av anbudet. Kom­munen tittar då på samtliga anbud och ser om Frälsningsarmén har uppfyllt alla krav för att få driva verksamheten.

— ”Skall-krav” är orubbliga och be­tyder att alla till exempel måste ha 50% socionomer i verksamheten. ”Bör-krav” är mervärdesfaktorer och kan handla om till exempel personaltäthet, berättar Jo­han Lahne.

Efter tilldelningsbeslut inträder en av­talsspärr på tio dagar. Under den tiden får inte kommunen skriva kontrakt med den eller de leverantörer som vunnit upp­handlingen. I det fall en leverantör anser att upphandlingen inte genomförts kor­rekt har man rätt att ansöka om över­prövning hos Förvaltningsrätten.

— Om en rättsprocess inleds kan det dröja 3-6 månader, ibland upp till över ett år innan dom faller. Omkring en tred­jedel av de upphandlingar vi deltar i över­prövas, säger Johan Lahne.

De flesta fall resulterar i att upphand­lingen bedömts som korrekt genomförd och att kommunen kan skriva kontrakt efter avslutad rättsprocess. I ett par av dem har dock Förvaltningsrätten beslutat att kommunen ska göra om upphandlingen.

Efter att upphandlingen har vunnits

När en upphandling vinns kommer ett tilldelningsbeslut följt av avtalsskrivning som skrivs av Frälsningsarméns förvalt­ningschef. Avtalet går därefter tillbaka till kommunen och inom den närmaste ti­den hålls avtals- och kommunmöten där man reder ut eventuella oklarheter innan verksamheten kan starta. År 2017 lämna­de Frälsningsarmén in tretton anbud och vann elva, det betyder alltså en”hit-rate” på hela 85 procent.

— Varje upphandling är unik. Slaget står vid det förberedande arbetet. Bear­betar vi beställaren är det lättare att nå fram. Vi vill göra Frälsningsarmén känd, omtyckt och etablerad inom det område vi vill verka i, fortsätter Johan Lahne.

”Man behöver inte uppfinna hjulet varje gång”

I Frälsningsarmén är man redan myck­et ambitiösa och professionella menar han, men man behöver bli mer proakti­va och säljande - bland annat genom att träffa kunder och beskriva vad man är bra på.

— Man kommer att ha nytta av att ha en gemensam policy för hur man lämnar anbud, som att ha tydliga mål, titta på kraven i lugn och ro och jobba strukture­rat, säger Johan Svedberg.

Upphandlingar och avtalsskrivande kräver mycket tid och energi. Man mås­te vara väldigt formell och svara exakt på det som efterfrågas. Johan Svedberg hjäl­per till med hur man ska formulera sina anbud för att klara kraven, som ibland kan kännas orimliga. Har kontraktet väl skrivits på måste man leva upp till villko­ren. Det finns alltid en kommersiell risk och en skaderisk som kan innebära vite, men man kan dra nytta av tidigare fall och erfarenheter.

— Man behöver inte uppfinna hjulet varje gång. Vissa uppdrag ska man inte heller gå med på, man vinner inget på dem och riskerna är alldeles för stora. Frälsningsarmén ska inte ta ansvar för sådant som åligger kommunerna. Detta är en konkurrensutsatt bransch som alla andra, säger Johan Svedberg

Fakta - upphandling

  • I Sverige regleras myndigheternas upphandling av lagen om offentlig upphandling (LOU).
  • Förutsättningar för att vinna affärer i offentlig sektor
  • Kompetens, analys innan upphand­lingen, rådgivning och anbudsstöd, analys efter upphandlingen.

Text: Carina Tyskbo
Foto: Kerstin Tillenius och Teresia Jansson

Artikeln finns publicerad i tidningen Stridsropet nr 5 - 2018

Publicerat: 2018-11-22Skriv ut